Poznaj zakulisowe strategie i sekrety stosowane przez najskuteczniejsze firmy produkcyjne na świecie.
Są to potężne taktyki, które wdrażałem w firmach w wielu branżach… i mogą one działać również dla Ciebie.
Planowanie obsady na produkcji - część 2
Jak można sobie poradzić z problemem planowania obsady na produkcji?
Narzędzia do planowania obsady
Firmy mają do dyspozycji zarówno proste jak i zaawansowane narzędzia do planowania obsady.
Arkusze kalkulacyjne
Najprostszymi narzędziami, które wspomagają zarzadzanie pracownikami produkcyjnymi są chociażby proste arkusze czy zestawienia prezentujące:
- zapotrzebowanie na pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i kompetencjach,
- plany urlopowe tworzone z dużym wyprzedzeniem, aby móc w porę łatać dziury po nieobecnych pracownikach.
Plany pracy
Kolejnym bardzo ważnym narzędziem są plany pracy, a także matryce kompetencji na poszczególnych stanowiskach pracy. Dzięki temu firma jest w stanie określić, który z pracowników może ewentualnie zastąpić innego z pracowników i wypełnić lukę spowodowaną jego nieobecnością. Jest to także narzędzie, które pomoże podjąć decyzję przy zatrudnianiu kolejnych pracowników produkcyjnych.
Rozliczanie i ewidencja czasu pracy
Bardzo ważna jest również kwestia ewidencji i rozliczania czasu pracy.
Aplikacje
Jeżeli zaś chodzi o bardziej zaawansowane narzędzie to kierownicy produkcyjni mogą wspomagać się systemami informatycznymi, które pozwalają na automatyzację procesu planowania pracy. Takie systemy pobierają niezbędne dane o czasie pracy, co zaoszczędza wiele pracy menedżerom produkcji. Zaawansowane systemy informatyczne są tak zaprojektowane, aby w procesie planowania produkcji wyłapywać wszystkie ograniczenia, które mogą spowodować niezrealizowanie planów produkcyjnych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko błędu ludzkiego spowodowanego przez planistę produkcji, który na pierwszy rzut oka mógł nie wychwycić owych ograniczeń.
Ręczne tworzenie grafików pracy czy systemy informatyczne?
Oczywiście można ręcznie przygotowywać grafiki pracy, ale jest to praca bardzo czasochłonna i wymaga dużych umiejętności analitycznych. Menedżer czy planista produkcji musi bowiem uwzględnić wiele zmiennych i ograniczeń, które wpływają na ustalenie obsady pracy na kolejne dni czy tygodnie. Co chwile pojawiają się sytuacje losowe, które wymagają modyfikacji przyjętej już obsady i praca zaczyna się od nowa. Należy pamiętać, że przy planowaniu obsady stanowisk ważne jest, aby uwzględniać potrzeby wynikające z przyjętych zleceń produkcyjnych, absencje pracowników związane z urlopami czy zwolnieniami lekarskimi, wymagane kompetencje na stanowiskach pracy, a także ilość zmian czy przepisy prawa pracy.
Wyspecjalizowane aplikacje wyposażone w odpowiednią inteligencję pozwalają pobierać niezbędne dane i automatyzować proces tworzenia grafików pracy. Dodatkową zaletą takich programów jest również bardzo szybkie tworzenie scenariuszy, które pozwalają wybrać najbardziej optymalny grafik ze względu na realizację procesów produkcyjnych.
Takie scenariusze można tworzyć w oparciu o wybrane kryterium, które jest priorytetowe dla danej firmy w danym momencie. Może to być np. takie zaplanowanie obsady, aby zminimalizować koszty pracy danego pracownika czy równomiernie rozłożyć godziny pracy w okresie rozliczeniowym. Dobry program pozwala ustalać grafiki pracy uwzględniające wiele kryteriów i będzie dążył do optymalizacji grafików pracy.
Mniej oczywiste parametry, które warto wziąć pod uwagę przy tworzeniu grafików pracy
Warto również brać pod uwagę inne, ludzkie parametry, które są istotne przy tworzeniu grafików pracy, takie jak chociażby wspólny transport pracowników do zakładu pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy część pracowników mieszka z dala od miejsca pracy.
Jeżeli w firmie pracują zarówno pracownicy zatrudnieni na umowę o prace jak i pracownicy wynajmowani z agencji to w pierwszej kolejności ustalana jest obsada złożona z własnych pracowników, a dopiero później braki są uzupełniane pracownikami wynajmowanymi z agencji pośrednictwa pracy.
Obsada produkcji a generowane koszty
Tworzenie obsady jest kluczowe z punktu widzenia ponoszonych kosztów przez organizację.
Co więcej, odpowiedni grafik pozwoli na zminimalizowanie tarć między pracownikami i spowoduje lepszą współpracę w ramach całego zespołu pracowniczego. Należy więc tak budować grafiki i tak wyznaczać obsadę, aby w jak najbardziej optymalny sposób realizować procesy biznesowe z jednoczesnym uwzględnieniem wielu kryteriów i ograniczeń.
Korzystaj z narzędzi informatycznych
W całym tym procesie pomagają zaawansowane narzędzia informatyczne. Pilnują one chociażby, aby plan urlopów był tak sporządzany, aby w żadnym momencie nie brakowało kluczowych pracowników produkcyjnych. Podstawą, aby firma mogła przez cały rok efektywnie funkcjonować jest to, aby zawsze kluczowe stanowiska pracy były zawsze odpowiednio obsadzone. Odpowiednie programy pilnują również, aby z odpowiednim wyprzedzeniem menedżerowie produkcji pamiętali o konieczności zwiększenia zatrudnienia w okresach urlopowych i odpowiednio wczesnym przeszkoleniu nowych pracowników, aby zachować ciągłość produkcji.
Odpowiednie oprogramowanie jest wyposażone w możliwość importu danych z innych systemów zarządzania pracownikami jak chociażby z systemu RCP (Rejestracji Czasu Pracy), co pozwala nie tylko na tworzenie grafików, ale na zarządzanie kapitałem ludzkim w firmie. Tego typu software pozwala również precyzyjnie określić, ile w danym miesiącu należy wygospodarować nadgodzin, aby sprostać oczekiwanym terminom realizacji zleceń produkcyjnych.
Zarządzanie zasobami ludzkimi to klucz do uzyskania trwałej przewagi konkurencyjnej
Patrząc na dzisiejsze realia rynkowe można bezapelacyjnie stwierdzić, że odpowiednie zarządzanie pracownikami jest kluczowe dla funkcjonowania firm, szczególnie firm produkcyjnych. Coraz trudniej o pozyskanie dobrego pracownika i coraz trudniej zatrzymać w firmie dobrego pracownika. Planowanie obsady i tworzenie grafików to tylko jeden, bardzo mały wycinek zarządzania zasobami ludzkimi. Mały, ale on sam ma już bardzo duży wpływ na efektywność prowadzenia procesów biznesowych, wysokość ponoszonych kosztów i uzyskiwanych efektów.
Bardzo ważne, aby tworzone grafiki zwiększały komfort pracy pracowników. Dlatego też należy robić to z głową i zachowaniem zasad współżycia społecznego w organizacji. Grafiki muszą być po prostu ludzkie by nie powodowały napięć i niezadowolenia wśród załogi.
Planując produkcję należy mieć na uwadze wiele czynników, które ograniczają możliwości produkcyjne firmy w danym momencie. Są to procesy wytwórcze, zaopatrzenie, zarządzanie maszynami i ich przezbrojenia. Bardzo mało firm uświadamia sobie jednak, że kluczową kwestią każdej firmy są jej pracownicy bo to oni koniec końców wykonują podstawowe prace i decydują o sukcesie bądź porażce każdej firmy (nie tylko produkcyjnej).
Coraz częściej spotykam się z sytuacją braków osób o odpowiednich kwalifikacjach w firmach produkcyjnych, co od razu widać w efektywności prowadzenia procesów produkcyjnych i w jakości wytwarzanych wyrobach i usługach. Należy więc przyjrzeć się temu tematowi nieco bardziej dokładnie, aby móc skutecznie planować produkcję.
ROBERT KAJZER
Pomaga firmom produkcyjnym podwoić produkcję i drastycznie zwiększyć zyski poprzez wdrożenie nowatorskich technik i metod planowania produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Autor książki “Planowanie produkcji w praktyce” .
Potrzebujesz pomocy? Napisz tutaj.
Krótko o mnie
Twórca Systemu do Planowania Produkcji, autor książki Planowanie produkcji w praktyce i konsultant specjalizujący się w planowaniu produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Kontakt do mnie
© 2021 Robert Kajzer