Poznaj zakulisowe strategie i sekrety stosowane przez najskuteczniejsze firmy produkcyjne na świecie.
Są to potężne taktyki, które wdrażałem w firmach w wielu branżach… i mogą one działać również dla Ciebie.
Gemba w planowaniu produkcji
Gemba to miejsce w organizacji, gdzie poprzez wykonywanie poszczególnych operacji tworzy się wartość dla klienta
Każdy, kto choć raz zetknął się Lean manufactoringiem, zetknął się z pewnością również z takim pojęciem jak Gemba. Gemba w Lean manufactoringu to miejsce w organizacji, gdzie poprzez wykonywanie poszczególnych operacji tworzy się wartość dla klienta.
W świadomości wielu menedżerów produkcji utarło się, że Gemba oznacza halę produkcyjną. Nie jest to do końca prawidłowe podejście. Można Gembe utożsamiać z halą produkcyjną, tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest to jedyne rozpatrywane przez nas miejsce w organizacji pod kątem generowania wartości dla klienta. Należy jednak mieć na uwadze, że Gemba to nie tylko hala produkcyjna, ale również wszystkie inne obszary, w których generowana jest wartość dla klienta końcowego.
Gemba w działalności pomocniczej i łańcuchu dostaw
Gemby nie należy jednak rozpatrywać tylko i wyłącznie w kategoriach bezpośrednich procesów produkcyjnych. Gemba to również inne działy w firmie, takie jak chociażby sprzedaż czy obsługa klienta. Gemba to już nie tylko obszary związane z działalnością podstawową, ale bardzo często obszary związane z działalnością pomocniczą. Co ważne, często jest tak, że Gemba wykracza poza sztywne obszary firmy i melduje się w całym złożonym łańcuchu dostaw.
Likwiduj rzeczywiste przyczyny marnotrawstwa
Polskie firmy muszą w końcu otworzyć oczy i nie skupiać się tylko i wyłącznie na produkcji, gasząc kolejne pożary, często wynikające tak naprawę z wadliwego funkcjonowania innych obszarów funkcjonalnych firmy. To wszystko prowadzi bowiem do marnotrawstwa. Firma gasząc tego typu pożary, kręcą się w kółko, powtarzając wciąż te same błędy. Likwidują tylko skutki i ewentualnie pozorne przyczyny problemu. Prawdziwa przyczyna często czai się jednak nietknięta poza obszarem produkcji.
Czym powinien zajmować się planista produkcji?
W przypadku planowania produkcji dochodzi często do karygodnych błędów.
Często to planiści produkcji obarczani są obowiązkiem aktualizowania struktur materiałowych (BOM-ów). Jest to bardzo kiepskie rozwiązanie. To właśnie planista powinien działać w oparciu o rzeczywiste i uaktualnione dane. Nie powinien ich jednak sam generować. Idąc dalej tą ścieżką zbliżamy się do bardzo niebezpiecznego zjawiska, jakim jest rozliczanie całej produkcji przez planistów produkcji. Od nadzorowania zużycia materiałów i aktualizacji BOM-ów jest już bardzo blisko do rozliczenia pozostałych czynników produkcji, jak chociażby siła robocza, maszyny czy paliwa i energia. To ewidentne marnotrawienie potencjału planistów produkcji. Poprzez takie działanie, skupiają oni swoją uwagę na rzeczach, które powinna wykonywać inna osoba i nie mają wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na naprawdę kluczowych obszarach ściśle związanych z planowaniem i sterowaniem produkcją.
Likwidacja nadprodukcji czy maksymalizacja efektywności zasobów?
Innym błędem wynikającym z błędnego rozumienia efektywności i jego wpływie na wynik finansowy firmy jest świadome zlecanie nadprodukcji pod potencjalny popyt, tylko po to, aby zmaksymalizować wykorzystanie dysponowanych zasobów w danej chwili i zminimalizować ilość przezbrojeń.
Pięknym przykładem tzw. zamiatania pod dywan jest celowe uruchamiania większych zleceń produkcyjnych, aby pokryć “potencjalne” niezgodności produkcyjne, które mogą się z dużym prawdopodobieństwem pojawić. Dzięki temu nie ma dużych opóźnień w realizacji zleceń produkcyjnych. Niby super, ale z drugiej strony problem nadal nie zostaje rozwiązany i braki produkcyjne będą dalej się pojawiać w niezmienionej, bądź co gorsza, w większej ilości, co pociągnie za sobą duże marnotrawstwo zasobów produkcyjnych. Firma cały czas będzie popełniała te same błędy, nie będzie się rozwijać i będzie w naprawdę bezmyślny i nierozsądny sposób traciła pieniądze.
Gdzie są surowce?
Kolejnym sztandarowym przykładem marnotrawstwa jest nieustanne szukanie surowców na magazynie czy na produkcyjnym stanowisku pracy. To nagminne zachowanie pracowników, szczególnie w małych i średnich firmach, które powoduje spore opóźnienia w realizacji zleceń produkcyjnych.
Odpowiednia komunikacja z klientem jest w dzisiejszych czasach niezbędna
W firmach, w których planista raz po raz jest delegowany do uzupełniania danych dotyczących zużycia materiałowego czy marszrut produkcyjnych, często pojawia się brak aktualizacji planowanych terminów wykonania zleceń produkcyjnych. Jest to spowodowane brakiem zrozumienia, czym tak naprawdę powinien zajmować się planista produkcji.
Często jest również tak, że planowany termin zakończenia zlecenia produkcyjnego nijak się ma do rzeczywistości. Aby planista mógł go prawidłowo na bieżąco aktualizować, musi dysponować bieżącymi informacjami o statusie realizacji zlecenia czy ilości sztuk aktualnie wykonanych na danym stanowisku.
Tylko wtedy jest możliwość przekazania rzetelnej informacji klientowi o planowanym terminie wykonania jego zamówienia i ewentualnych problemach jakie mogą się pojawić. Odpowiednia komunikacja z klientem jest w dzisiejszych czasach niezbędna. Nie ma idealnych firm. Przy maksymalnie skróconych czasach realizacji, od czasu do czasu mogą pojawić się problemy z dostawami surowców czy z samym już procesem produkcyjnym, które spowodują opóźnienie w dostawach wyrobów gotowych. To nie koniec świata. Kluczowe jest jednak to, aby klient na bieżąco otrzymywał informacje o ewentualnych opóźnieniach. Pomoże to mu dostosować procesy w jego własnej firmie pod kątem nowego (opóźnionego) terminu dostawy.
System ERP - czyli Gemba planisty produkcji
Gemba, czyli centrum dowodzenia planisty produkcji to przede wszystkim systemy informatyczne, które dostarczają mu niezbędnych danych w celu opracowania optymalnego planu produkcyjnego. Najczęściej jest to jakiś system ERP, który wspomagany jest bardziej lub mniej zaawansowanym systemem do planowania i harmonogramowania produkcji.
Aktualność i rzetelność informacji
Muszą być tutaj spełnione określone warunki. Dane w tych systemach muszą być aktualne i zgodne z rzeczywistością. W innym przypadku planista nie będzie w stanie efektywnie pracować. Tylko efektywna i skuteczna praca planisty jest w stanie generować wartość dodaną dla klienta.
Każdy błąd powstały w systemie informatycznym, który zniekształca rzeczywisty obraz aktualnej sytuacji firmy, musi być niezwłocznie wykryty i skorygowany przez osobę, która go spowodowała. Dzięki temu jest możliwość podjęcia pewnych działań korygujących i niedopuszczenie w przyszłości do popełnienia podobnych błędów.
Szybka reakcja na pojawienie się błędu pozwoli również na to, aby planista produkcji mógł pracować na rzetelnych danych, a to z kolei przełoży się na jakość generowanych harmonogramów produkcji.
Jeżeli jesteśmy już przy temacie systemów informatycznych to tutaj także trzeba zwrócić uwagę na kilka bardzo rażących błędów w postępowaniu wielu polskich firm produkcyjnych. Wiele firm skupia się na samym tylko zakupie nowszego i bardziej zaawansowanego oprogramowania do zarządzania produkcją czy stricte do planowania produkcji. W większości przypadków te zaawansowane programy wykraczają zdecydowanie poza ich aktualne potrzeby. Problem w tych firmach nie tkwi jednak w wykorzystywanym oprogramowaniu. Największym problemem jest brak zrozumienia, że sam zakup to za mało. Kluczowe jest odpowiednie wdrożenie oprogramowania w życie w taki sposób, aby pomogło ono w osiągnięciu zakładanych celów biznesowych.
Częstym problemem z systemami do planowania produkcji nie jest program sam w sobie, ale niekompletność danych, z których ten program korzysta. Często jest tak, że najsłabszym elementem systemów informatycznych jest sam człowiek bądź brak wdrożenia odpowiednich procedur w organizacji.
Najczęściej spotykanym ludzkim błędem są nieprawidłowości we wprowadzaniu danych. Nie można oczekiwać od planisty, że będzie łatał dziury za innymi i wykonywał ich pracę. Wtedy sam nie będzie miał wystarczająco dużo czasu, aby wykonywać swoje własne obowiązki. Poza tym byłoby to bardzo nieproduktywne bo dużo większą wartość dla firmy planista wygeneruje chociażby poprzez optymalizowanie harmonogramów produkcji.
Gemba nie może kojarzyć się z wiecznym gaszeniem pożarów. Istotą funkcjonowania Gemby, czyli miejsca, w którym dochodzi do generowania wartości dla klienta jest pokazanie, w których miejscach w pierwszej kolejności należy rozwiązywać problemy, szukać nowych usprawnień i eliminować marnotrawstwo.
Aby skutecznie działać z tą filozofią, musisz przede wszystkim mieć świadomość, co jest prawdziwą Gembą dla kluczowych procesów w organizacji. Następnie musisz wdrożyć w firmie odpowiednie procesy ściśle związane z zarządzaniem przepływem informacji. Jest to bowiem klucz do sprawnego zarządzania firmą i rozwijania twojego biznesu.
ROBERT KAJZER
Pomaga firmom produkcyjnym podwoić produkcję i drastycznie zwiększyć zyski poprzez wdrożenie nowatorskich technik i metod planowania produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Autor książki “Planowanie produkcji w praktyce” .
Potrzebujesz pomocy? Napisz tutaj.
Krótko o mnie
Twórca Systemu do Planowania Produkcji, autor książki Planowanie produkcji w praktyce i konsultant specjalizujący się w planowaniu produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Kontakt do mnie
© 2021 Robert Kajzer