Poznaj zakulisowe strategie i sekrety stosowane przez najskuteczniejsze firmy produkcyjne na świecie.
Są to potężne taktyki, które wdrażałem w firmach w wielu branżach… i mogą one działać również dla Ciebie.
Jak stworzyć optymalny plan produkcji?
Czym tak naprawdę jest planowanie produkcji?
Wielu przedsiębiorców nadal boryka się z problemem wykonania wyrobów gotowych czy usług na obiecany klientowi termin. W przypadku małych firm, które przyjmują w danym momencie niewielkie ilości zamówień, nie jest to jakiś wielki problem. Szczególnie jeżeli mamy tam do czynienia z prostym procesem produkcyjnym, gdzie na wynik wpływ ma niewiele zmiennych. Oszacowanie realnych terminów realizacji jest wtedy bardzo proste.
Sytuacja drastycznie się komplikuje w momencie, gdy produkowanych jest jednocześnie kilkaset zleceń produkcyjnych, wymagających wielu różnorodnych surowców, o różnych terminach dostaw. Kolejnym utrudnieniem jest fakt, że zlecenia cały czas “konkurują” ze sobą o dostępność zasobów firmy takich jak maszyny czy kapitał ludzki. To wszystko powoduje, że trzeba w jakiś sposób poukładać wszystkie procesy, które pozwolą zrealizować przyjęte na produkcję zamówienia.
Planowanie produkcji pozwala odpowiedzieć na pytania: co można wyprodukować, w jakiej ilości i w jakim terminie. Jest to jednak mocno spłycone podejście do planowania, ponieważ planowanie produkcji spełnia w firmach kluczową rolę i decyduje o efektywności firmy oraz jej możliwości do generowania zysków.
Po co planować produkcję?
Głównym celem planowania produkcji jest przede wszystkim optymalne wykorzystanie zdolności produkcyjnych, którymi dysponuje firma. Dzięki temu, firma produkcyjna może osiągnąć wysoką produktywność, przyjąć maksymalną ilość zleceń do wykonania i maksymalizować swój zysk (oczywiście przy założeniu, że nie ogranicza jej w danym momencie ograniczenie w postaci wielkości sprzedaży).
Wielu menedżerów postrzega problem planowania produkcji tylko i wyłącznie przez pryzmat hali produkcyjnej, optymalizacji zapasów czy minimalizacji postojów i przezbrojeń.
Problem jest jednak bardziej skomplikowany i wiąże się z całą strategią organizacji. Proces planowania produkcji musi uwzględniać strategiczne założenia funkcjonowania firmy i spinać w jedną wspólną całość wszystko, od sprzedaży aż po wykonanie wyrobu gotowego i dostarczenie go do klienta docelowego.
Etapy planowania produkcji
Strategia firmy
Jak już wcześniej wspomniałem, wszystko musi zacząć się od określenia strategii firmy. To jest fundament, na którym można budować solidną przewagę konkurencyjną firmy produkcyjnej. Planowanie nie istnieje w próżni. Musi uwzględniać zarówno otoczenie firmy jak i jej wnętrze. Co więcej, musi przyczyniać się do osiągania określonych przez organizację celów, a to oznacza, że kluczowym jest tutaj dogłębne zrozumienie strategii firmy. Rolą planowania jest więc skuteczne przełożenie strategii organizacji na konkretne i efektywne działania firmy, aby w jak najlepszy sposób zrealizować cele określone przez zarząd firmy.
Punktem wyjścia do planowania jest sprzedaż. Niezależnie czy firma opiera się w swoim działaniu na precyzyjnych planach sprzedaży wynikających z podpisanych kontraktów czy też opiera się na bardziej lub mniej dokładnych prognozach sprzedaży opartych o dane historyczne, to właśnie w tym miejscu generowana jest bazowa informacja, która nadaje kierunek całemu planowaniu produkcji.
Dobry plan sprzedaży pozwala zaplanować firmie przychody w założonym przedziale czasowym. Rolą planowania produkcji jest więc tylko (albo aż) zrealizowanie tych zamierzeń z jak największą efektywnością.
Mając na uwadze plan sprzedaży, należy przygotować strategiczny, ramowy plan, który odpowiada przede wszystkim na 3 kluczowe pytania:
- Co produkować?
- W jakiej ilości?
- Na kiedy?
Dobry plan wymaga planowania na kilku poziomach szczegółowości.
Planowanie sprzedaży i operacji (S&OP)
S&OP jest to planowanie w długim horyzoncie czasowym (najczęściej od 1 do 3 lat). Plan tego typu charakteryzuje się bardzo dużym poziomem ogólności i tworzony jest nie pod kątem konkretnych wyrobów, ale mając na uwadze grupy produktowe.
Główny Plan Produkcji
Bardziej szczegółowym planem produkcji, który charakteryzuję się również krótszym horyzontem czasowym jest Główny Plan Produkcji. Plan tego typu tworzony jest na podstawie danych wynikających z S&OP. Z drugiej jednak strony zachodzi również mocne powiązanie w drugą stronę. Każda nowa zmiana popytu widoczna w Głównym Planie Produkcji musi zostać odzwierciedlona w S&OP.
Planowanie Potrzeb Materiałowych
Następnym krokiem w uszczegóławianiu planów produkcji jest Planowanie Potrzeb Materiałowych. Mając na uwadze zapotrzebowanie na wyroby wynikające z Głównego Planu Produkcji i struktury materiałowe poszczególnych wyrobów, określa się globalne zapotrzebowanie na surowce potrzebne do zrealizowania zamówień w danym horyzoncie czasowym.
Dopiero dysponując tymi trzema planami można przejść do planowania bardziej szczegółowego, które będzie podstawą do tworzenia harmonogramów produkcji.
Ciągły monitoring planu produkcji
Warto pamiętać, że planowanie to tak naprawdę nieustająca walka o dostosowanie planu do zmieniającej się sytuacji. Zmiana jednego, nawet bardzo małego elementu, może znacząco wpłynąć na możliwości produkcyjne firmy i co się tym wiąże, na jej zdolność do zrealizowania zamówień w wymaganym terminie. Ciągły monitoring, korekty i modyfikacje planów to codzienność, od której nie można uciec, ale trzeba nauczyć się z nią żyć.
Jak jednak w praktyce skutecznie planować produkcję?
Jest wiele podejść do tego zagadnienia. Jednym z najciekawszych rozwiązań w małych i średnich firmach produkcyjnych jest połączenie istniejącego w firmie systemu ERP wraz z aplikacją w Excelu do planowania produkcji.
Arkusze Excel są powszechnie uważane za kiepskie narzędzie do planowania produkcji. Dzieje się tak ze względu na brak znajomości siły i potęgi aplikacji pisanych właśnie w Excelu z wykorzystaniem języka VBA.
Zalety dedykowanych aplikacji w Excelu
Takie rozwiązanie ma ogromną listę korzyści:
- jest to skuteczne i stosunkowo tanie rozwiązanie,
- czas wdrożenia takiego rozwiązania jest nieporównywalnie krótszy od implementacji wielkiego i skomplikowanego “kombajnu” do planowania produkcji,
- łatwa i tania możliwość rozwoju oprogramowania, co powoduje, że bardzo szybko można dostosować planowanie produkcji do zmian w firmie i w jej otoczeniu,
- bardzo prosta integracja z wszystkimi istniejącymi systemami ERP.
Aplikacja w Excelu to nie ręczne przepisywanie danych z jednego arkusza do drugiego. Takie działanie to od dawna relikt przeszłości. W dzisiejszych czasach nie ma na to miejsca i czasu.
Aplikacje w Excelu to specjalistyczne narzędzia, które ułatwiają i automatyzują pracę w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Szczególnie jest to widoczne w planowaniu produkcji, gdzie trzeba natychmiast reagować na pojawiające się odchylenia od pierwotnych założeń.
Aplikacje w Excelu opierają się na aktualnych i rzetelnych danych pobieranych w systemów ERP. Dane historyczne, otwarte zamówienia, etap realizacji danego zlecenia produkcyjnego czy stany magazynowe to dane, które bez problemu mogą zasilić aplikację w Excelu. Spinając to wszystko z danymi dotyczącymi technologii produkcji i strukturami materiałowymi okazuje się, że aplikacje w Excelu są świetnym i elastycznym narzędziem do planowania produkcji.
Aplikacje w Excelu mogą w pewnym zakresie konkurować z innymi aplikacjami do planowania produkcji. Co więcej, wdrożenie takich rozwiązań charakteryzuje się również dużo wyższym wskaźnikiem zwrotu z tak poczynionej inwestycji.
ROBERT KAJZER
Pomaga firmom produkcyjnym podwoić produkcję i drastycznie zwiększyć zyski poprzez wdrożenie nowatorskich technik i metod planowania produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Autor książki “Planowanie produkcji w praktyce” .
Potrzebujesz pomocy? Napisz tutaj.
Krótko o mnie
Twórca Systemu do Planowania Produkcji, autor książki Planowanie produkcji w praktyce i konsultant specjalizujący się w planowaniu produkcji i optymalizacji procesów biznesowych.
Kontakt do mnie
© 2021 Robert Kajzer